Kontakta Accesit
Kom i kontakt med oss!




Skanningslösningar

Dokumentskanning

Att skanna dokument är inget nytt. Men det är skillnad på att skanna ett eller flera dokument och att arkivera dokumenten. Där det sistnämnda innebär att göra dokumenten sökbara och tillgänglig för en lång tid framöver -och inte bara tillgängligt tillfälligt via datorn.

Hur vanligt är det inte att ekonomiavdelningen får leta efter information bland dussintals pärmar, ibland på kontoret och ibland i ett förråd/lager. Eller att den övriga delen av organisationen har en gemensam lagringsyta där man samlar dokument, men där en sökning endast går att utföra på filnamn och inte på filens innehåll, varpå användaren får öppna fil efter fil för att hitta det man verkligen söker.

Tänk dig istället att ni använder en gemensam elektronisk arkiveringstjänst från Accesit som gör allt innehåll sökbart varpå filnamnens betydelse blir helt ovidkommande. Istället kan ALLA medarbetare söka på exakt det man är ute efter och där innehållet presenteras överskådligt och tillgängligt -vart ni än befinner er! Det gör att ni kan avlasta varandra och inte behöva vara beroende av enstaka resurser!

Följande fördelar uppnår ni med Accesits olika arkiveringstjänster

  • Gemensam sökfunktion för alla anställda vart ni än befinner er, vilket skapar en helt ny tillgänglighet av information och där man inte behöver blanda in andra personer i jakten på information.
  • Eftersom sökfunktionen söker i dokumenten behöver ni längre varken skanna till en e-postadress eller bry er om att en fil ska ha ett specifikt filnamn för att veta vad den innehåller. Det innebär en snabbare och enklare hantering för ALLA personer i organisationen
  • Ni kan skanna direkt till olika destinationer såsom ett Office365-konto, en nätverksmapp eller andra gemensamma fillagringstjänster och detta med EN knapptryckning för att återigen fokusera på enkelhet.

Fakturaskanning

Alla organisationer får leverantörsfakturor där någon eller några är ansvariga för att bearbeta dessa, där fakturorna sedan ska attesteras ibland dubbelattesteras för att slutligen godkännas sedan skicka för betalning. En stor del av utmaningen ligger i att en del fakturor både kan inkomma som e-fakturor (direkt in till banken), i via sedvanlig post eller som e-postbilagor. Det finns alltså 3 flöden som ska hanteras så snabbt, enkelt, tydligt och effektivt som möjligt. Något som inte är helt enkelt att hantera felfritt oavsett vilka rutiner och erfarna personer som ansvarar för detta.

Med modern dokumenthantering är allt detta möjligt. Låt oss berätta hur!